Raz na jakiś czas każde przedsiębiorstwo boryka się z koniecznością przeprowadzenia inwentaryzacji w swoim magazynie. Należy wówczas przeliczyć wszystkie stany magazynowe, określić dokładne ilości każdego materiału. Wykonuje się to po to, aby wiedzieć, jakiego towaru zapasy należy niezwłocznie uzupełnić, a jaki towar obecny jest w nadmiarze i nie opłaca się go domawiać. Z niniejszego artykułu dowiesz się, jak przeprowadzić prawidłową inwentaryzację magazynu oraz jak często należy ją wykonywać.

 

Na czym polega i czym jest inwentaryzacja magazynu?

Osoby niewtajemniczone w zagadnienia logistyczne mogą zadawać sobie pytanie: Co to jest inwentaryzacja magazynu? Ogólna definicja inwentaryzacji magazynu brzmi następująco: Jest to sporządzenie spisu ilościowego lub wartościowego posiadanych towarów w jednym magazynie lub kilku magazynach, a następnie porównanie go ze stanem ksiąg rachunkowych i ewentualne wyjaśnienie różnic. Inwentaryzacja magazynu ma za zadanie ustalenie rzeczywistego stanu aktywów oraz pasywów firmy.

W niektórych przypadkach inwentaryzacja może wprowadzić dezorganizację w codziennej pracy magazynu oraz być stresująca, zwłaszcza jeżeli przeprowadzana jest przez organy zewnętrzne.

Najczęściej stosowaną metodą inwentaryzacji magazynu jest tradycyjny spis, co oznacza ręczne zliczanie, ważenie oraz mierzenie wszystkich towarów na magazynie. Oczywiście rodzaj pomiaru dobierany jest w zależności od przechowywanego towaru. Inwentaryzację magazynu można również przeprowadzić za pomocą technologii IT, jak np. systemy WMS. Pozwalają one na automatyzację procesów związanych z inwentaryzacją, włącznie z porównywaniem danych ewidencyjnych z aktualnym stanem towarów, zaliczając do tego środki trwałe oraz składniki majątkowe. Tym samym można zwiększyć efektywność i dokładność tego procesu, co pozwolić może na redukcję obciążenia pracowników.

 

Kiedy oraz co ile lat przeprowadza się inwentaryzację magazynu?

Fakt, że przeprowadzanie pełnego remanentu magazynu jest obowiązkowe i potrzebne, pozostaje oczywisty. Właściciele przedsiębiorstw borykają się jednak z kilkoma pytaniami. Jednym z nich jest: Co ile lat wykonać inwentaryzację magazynu?

Przepisy dotyczące częstotliwości wykonywania inwentaryzacji w magazynie określa prawo, a mianowicie ustawa o rachunkowości. Zgodnie z jej zapisami przeprowadzenie inwentaryzacji magazynu powinno być wykonywane obowiązkowo raz na dwa lata, jednak właściciele przedsiębiorstw decydują się na wykonywanie remanentu corocznie, na koniec roku obrotowego.

Inwentaryzację w magazynie można podzielić ze względu na częstotliwość jej wykonywania. Za pomocą poniższych rodzajów łatwo określić, kiedy przeprowadzać inwentaryzację magazynu.

Rodzaje inwentaryzacji magazynowych, które można podzielić, ze względu na częstotliwość to:

 

 

• inwentaryzacja roczna,
• inwentaryzacja okresowa,
• inwentaryzacja stała,
• inwentaryzacja cykliczna,
• inwentaryzacja doraźna.

Bywają także sytuacje wyjątkowe, kiedy powinno się przeprowadzić inwentaryzację magazynu bez względu na ogólnie przyjęte częstotliwości. Do takich sytuacji należy m. in. zmiana kierownika magazynu (lub innej osoby odpowiedzialnej za magazyn), przeprowadzka do nowej lokalizacji lub zakończenie sezonu, jeżeli działalność firmy wzmaga się w określonym sezonie: lato, okolice świąt, itp.

 

Wzór inwentaryzacji magazynu

Stan produktów lub materiałów w magazynie można określić wg wzoru inwentaryzacji magazynu. Z reguły wzór na inwentaryzację jest uniwersalny i dobrze się sprawdzi w większości rodzajów przedsiębiorstw zajmujących się składowaniem towaru.

Inwentaryzację magazynu przeprowadzić można albo na kartce, albo w programach komputerowych. Najczęściej do tego celu stosuje się programy typu Excel.

Co powinno znaleźć się na prawidłowo wykonanym arkuszu do inwentaryzacji magazynu?

 

 

• liczba porządkowa,
• nazwa towaru,
• kod kreskowy bądź EAN,
• liczba spisana podczas poprzedniej inwentaryzacji,
• liczba przyjęć w danym okresie,
• liczba wydań w danym okresie,
• stan zapasów,
• uwagi osoby przeprowadzającej inwentaryzację.

Inwentaryzacja magazynu przeprowadzona wg takiego schematu będzie wiarygodnie odzwierciedlała posiadane stany magazynowe i pozwoli sprawnie nimi zarządzać.

Jakie narzędzia są potrzebne do inwentaryzacji magazynu?

Prawidłowa inwentaryzacja magazynu może wymagać użycia różnych sprzętów oraz programów. W zależności od branży, w której działa dane przedsiębiorstwo, może to być, m.in.: waga do ważenia opakowań z materiałem, miarka lub przymiar do mierzenia pozostałego materiału. Pomocnymi narzędziami okażą się także kalkulator oraz zeszyt, do którego zapisywać można potrzebne informacje. Zeszyt zamienić można na tablet z programem do obliczeń arkuszy kalkulacyjnych, co znacznie może usprawnić wykonywanie inwentaryzacji zwłaszcza w dużych przedsiębiorcach.

W osobnych przypadkach, w celu inwentaryzacji magazynu przydatna będzie również walizka transportowa. Pozwolić ona może na ochronę wrażliwej i delikatnej zawartości w momencie, gdy wszystkie zapasy magazynowe są rozproszone po magazynie. Walizka szczególnie pomocna okazuje się zwłaszcza przy delikatnych przedmiotach. Do drobnych przedmiotów wykonanych z wrażliwych materiałów służyć mogą pojemniki transportowo magazynowe. Czasami okazują się one niezbędne w sytuacji tymczasowego przeniesienia towaru w inne miejsce.

 

W jaki sposób wyposażenie ze sklepu MAES pomaga w inwentaryzacji magazynu?

Wyposażenie ze sklepu MAES znacząco ułatwia proces inwentaryzacji magazynu. Regały i metalowe szafy pozwalają na optymalne zarządzanie przestrzenią, co ułatwia szybki dostęp do przechowywanych towarów i ich efektywne liczenie. Pojemniki plastikowe są idealne do segregacji mniejszych przedmiotów, co umożliwia łatwiejsze ich odnajdywanie i kontrolowanie podczas inwentaryzacji. Wózki transportowe z naszej oferty znacząco przyspieszają przemieszczanie towarów wewnątrz magazynu, co redukuje czas i wysiłek związany z manualnym przeliczaniem i przenoszeniem produktów. Ponadto, plastikowe palety pomagają w bezpiecznym i zorganizowanym składowaniu dużych ilości towarów, co minimalizuje ryzyko błędów. Dzięki kompleksowemu wyposażeniu od MAES, magazyn jest lepiej zorganizowany, co przekłada się na bardziej efektywną i precyzyjną inwentaryzację.