W dzisiejszej dynamicznie zmieniającej się branży logistycznej skuteczne zarządzanie magazynem jest kluczowym czynnikiem sukcesu dla firm. Jednym z narzędzi, które pomagają w monitorowaniu i ocenie efektywności operacji magazynowych, są wskaźniki KPI. W tym artykule przyjrzymy się, jakie wskaźniki KPI są istotne dla magazynu oraz dlaczego śledzenie ich może przynieść liczne korzyści.

 

KPI w logistyce: czym jest i jakie ma znaczenie?

Na początku warto zagłębić się nad tym, czym tak właściwie jest i jakie ma znaczenie KPI w logistyce i procesach magazynowych. KPI to skrót pochodzący z języka angielskiego oznaczający KEY PERFORMANCE INDICATOR, czyli KLUCZOWE WSKAŹNIKI WYDAJNOŚCI. W zarządzaniu stanem magazynowym mają one duże znaczenie, bowiem parametry te pomagają przedsiębiorstwom monitorować stany magazynowe, rejestrować przyjęcia i wydania towaru oraz poziom ich dostępności. Ponadto pomagają one także osobom zarządzającym magazynem poprawić planowanie logistyczne. Bezbłędna interpretacja wskaźników KPI pozwala usprawniać pracę magazynu oraz znacznie powiększa jego efektywność. Dobrze dobrane KPI pozwalają na szybką identyfikację problemów i wdrożenie odpowiednich działań korygujących.

 

Wskaźniki magazynowe – klucz do efektywnego zarządzania magazynem

Wskaźniki magazynowe to mierniki (inaczej indykatory), które umożliwiają analizę oraz ocenę wydajności pracy magazynu. Pomagają też monitorować skuteczność działań zarówno pracowników, jak i urządzeń magazynowych. Wskaźniki KPI mogą pomóc skupić się na mocnych oraz słabych stronach obszarów, w których są używane, zaś dzięki otrzymanym z pomiarów danym eliminować słabe strony i zamieniać je w te mocne. Możliwe jest to dzięki podjęciu decyzji usprawniających takie czy inne czynności.

Magazyn jako kompleksowa struktura posiada kluczowe obszary, które można poddać analizie KPI. W niniejszym artykule skupimy się na podziale obszarów ze względu na trzy procesy: dostawy, magazynowanie, wydania towarów.

 

Proces dostawy:

Towary, przyjmowane na magazyn są gotowe, aby wprowadzić je do systemu magazynowego. To kluczowy moment dla zachowania prawidłowej pracy magazynu. Podczas tego etapu pracownicy weryfikują zgodność przyjmowanego towaru z zamówieniem oraz wprowadzają dane informacje do systemu, tj. wpisują nazwę towaru jego liczbę oraz cechy dodatkowe uzależnione od konkretnego przykładu (nr seryjny, data produkcji/ważności, itp.).
Niektóre magazyny stosują do tego procesu jeszcze etykietowanie oraz sortowanie przyjmowanego towaru zgodnie z ze standardami jego identyfikacji. Pomaga to rozmieścić towar na magazynie, co znacznie ułatwia jego późniejsze odnalezienie w procesach.

 

Proces magazynowania:

Proces magazynowania, inaczej zwany procesem składowania towarów, to zestaw działań, którego celem jest efektywne przechowywanie, zarządzanie oraz utrzymanie towarów na terenie magazynu. Kluczowe w tym przypadku jest, to aby wszystkie składowane materiały były łatwo dostępne w dalszym etapie działalności.

Niemniej ważnymi aspektami przy prawidłowym składowaniu materiałów jest również bezpieczeństwo. Wskaźniki logistyczne kontrolują również to, aby przechowywanie towarów na magazynie nie wiązało się z potencjalnym uszkodzeniem ani towaru, ani zdrowia pracowników.
Proces wydania towarów:

Proces wydania towarów jest nie mniej ważny niż dwa poprzednie procesy. Również pozostaje on składnikiem prawidłowej pracy magazynu. Obejmuje kilka kluczowych etapów, takich jak kompletacja oraz pakowanie zamówień na wysyłkę. Kompletację nazywa się inaczej procesem zbierania zamówień bądź pickingiem. Jest to etap, w którym pracownicy zbierają oraz przygotowują towar zgodnie z zamówieniem klienta lub zamówieniem wewnętrznym.    
Następnym etapem, następującym po kompletowaniu zamówień, jest pakowanie. Polega ono na weryfikacji otrzymanego materiału zgodnie z zamówieniem, jego poprawnego i bezpiecznego spakowania oraz oklejenia stosownymi dokumentami wysyłkowymi, jak np. listy przewozowe, dokumenty W-Z.

 

Wskaźnik przyjęć – wzór

W zależności od oczekiwanych wyników, wskaźnik przyjęć obliczyć można poprzez wzór. Wskaźnik, który umożliwia dokładne zrozumienie oraz monitorowanie kosztów związanych z procesem przyjmowania towarów, czyli Koszt Przyjęcia na Jeden Produkt (KPJP) oblicza się jako:

 

KPJP = łączne koszty przyjęcia / liczba produktów jednostek przyjętych.

Pomiar Efektywności Przyjęcia w Czasie (EPC), czyli pomiar efektywności pracowników w obszarze przyjęć, ze względu na ilości towarów, jaką są w stanie przyjąć w określonym czasie oblicza się jako:

 

EPC = liczba towarów przyjętych w danym czasie / czas pracy pracownika,

Natomiast Tempo Obsługi Dostaw (TOD), czyli czas między rozpoczęciem a zakończeniem obsługi przyjęcia towaru oblicza się jako:
TOD = czas zakończenia procedury przyjęcia (minus), czas rozpoczęcia procedury przyjęcia / liczba produktów jednostek przyjętych.

 

Jak wdrożyć wskaźniki logistyczne w magazynie?

Wdrożenie KPI wymaga kilku niezbędnych dla tego procesu kroków:

 

1. Identyfikacja – wybór wskaźników najbardziej istotnych dla specyfiki magazynu.
2. Cele – ustalenie konkretnych celów dla każdego wskaźnika.
3. Monitoring – śledzenie wyników oraz porównywanie ich z założeniami.
4. Analiza – wykorzystanie narzędzi analitycznych do interpretacji danych.
5. Korekcja – zmiany w procesach KPI, aby poprawić ich efektywność.

 

Przykłady wskaźników KPI w magazynie

To jak jeszcze można usprawnić pracę magazynu, zobrazować mogą poniższe przykłady na wskaźniki KPI. Głównymi wskaźnikami są:

 

 

1. Administracja zapasami: wskaźnik kosztu utrzymania zapasów, miara stanów magazynowych, wskaźnik przestoju.
2. Monitorowanie procesów wprowadzania: czas kompletacji zamówienia, wskaźnik dokładności, wskaźnik monitorujący czas przepływu towaru, wskaźnik opóźnień, wskaźnik terminowości dostaw.
3. Wsparcie kontroli kosztów: wskaźnik stopnia wykorzystania powierzchni użytkowej, wskaźnik kosztu składowania, wskaźnik kosztów transportu, wskaźnik efektywności wykorzystania zasobów.
4. Ocena jakości: wskaźnik kompletności zamówienia, wskaźnik terminowości dostaw, wskaźnik zwrotów, wskaźnik satysfakcji klienta.

Właściwie dobrane mierniki i wskaźniki logistyczne gwarantują lepszą widoczność wyników magazynu firmy, umożliwiając rzeczową ocenę jakościową oraz ilościową procesów logistycznych.

 

W jaki sposób wyposażenie ze sklepu MAES pomaga w mierzeniu KPI?

Produkty dostępne w sklepie internetowym MAES znacząco wspierają proces mierzenia kluczowych wskaźników efektywności (KPI) w magazynie. Wytrzymałe regały i szafy metalowe pozwalają na lepszą organizację przestrzeni, co przekłada się na efektywność pracy i szybsze przetwarzanie zamówień. Są to kluczowe wskaźniki w logistyce magazynowej. Pojemniki plastikowe umożliwiają precyzyjną segregację produktów, co pomaga w dokładnym śledzeniu zapasów i redukuje ilość błędów, co wpływa pozytywnie na wskaźnik dokładności inwentaryzacji. Natomiast wózki transportowe i plastikowe palety ułatwiają sprawne przemieszczanie towarów, co z kolei skraca czas realizacji wewnętrznych operacji magazynowych – istotny KPI dotyczący szybkości operacji. Dzięki nowoczesnym i ergonomicznym rozwiązaniom oferowanym przez MAES, możesz skuteczniej monitorować i optymalizować kluczowe wskaźniki efektywności, takie jak poziom usług, rotacja zapasów czy szybkość kompletacji zamówień, co prowadzi do ogólnego wzrostu wydajności magazynu.